진료기록부가 사라진다

폐업.휴업 의료기관 진료기록 관리 부실... 개인정보 줄줄 샌다

　초등학교 입학을 앞둔 자녀를 둔 A씨는 홍역 2차 예방접종 증명서를 학교에 제출하기 위해 아이가 다니던 소아과를 찾았다가 폐업 사실을 알았다. 관할 보건소에 물어보니 진료기록이 너무 많아 보관이 힘들어서 원장이 직접 보관한다면서 원장 휴대전화 번호를 알려줬다. 하지만 원장과 연락이 되지 않아 A씨는 어쩔 수 없이 학교에 사정을 설명하고 넘어가야 했다.
 

　진료기록은 의료분쟁이나 보험, 장애연금, 예방접종 등에 활용되기 때문에 관리가 중요하다. 이 때문에 의료법은 의료기관 폐업이나 휴업 시 진료기록을 해당 지역 보건소로 보내 보관·관리·파기하도록 규정한다. 하지만 정작 보건소에선 진료기록과 관련된 규정이 전혀 없다.

진료기록을 받을 때 진료기록이 빠졌는지 확인하는 절차도 관련 교육도 받은 바 없다. 물론 보관 예산과 인력, 별도 공간조차 없다. 그러다 보니 진료기록을 받은 보건소도 이를 체계적으로 분류하지 못하고 창고에 쌓아둔다. 국민들은 불편을 겪을 뿐만 아니라 개인정보 유출 우려까지 높아지고 있다. 

　건강보험심사평가원에 따르면 전국 의료기관은 8만 2000여개이며 이 가운데 2만여개가 서울에 있다. 2010년 한 해 동안 6541개 의료기관이 신규개업했지만 5130개는 폐업했다. 다시 말하면 해마다 5000개가 넘는 의료기관이 보관했던 엄청난 양의 진료기록과 막대한 개인정보가 어떻게 악용되는지 실태 파악도 안된 채 방치되는 셈이다. 국민권익위에 따르면 진료기록과 관련해 국민신문고에 민원을 제기한 건수가 2009년 2114건, 2010년에는 2587건, 지난해에 10월까지 1982건이나 되는 등 늘어나는 추세다.

　지난해 11월 국민권익위가 전국 20개 기초자치단체의 보건소를 표본조사한 결과에 따르면 2008년부터 지난해 9월까지 폐업한 의료기관은 2549개이지만 보건소에서 진료기록을 보관하는 경우는 41건으로 보관율이 불과 1.6%였다. 나머지는 의료기관 개설자가 보관하고 있었다. 보건소는 진료기록 발급 민원이 들어오면 해당 의사에게 연락하거나 민원인에게 의사 전화번호를 알려주는 실정이다.

　하지만 의료기관 개설자 인적사항 관리 규정도 진료기록 보관 책임자가 바뀔 경우 신고하는 절차도 없어 연락이 안되는 경우가 많다. 2010년 폐업한 20개 시·군·구의 의료기관 1298개를 조사한 결과 고령·사망·이민 등으로 연락이 끊어진 경우가 15%에 이른다. 실례로 B씨는 병원장이었던 아버지가 남긴 진료기록을 집에 보관했지만 몇 차례 이사하다 보니 사라졌다. 병원장 C씨는 유학을 위해 폐업한 뒤 진료기록을 친척에게 맡기고 출국했다.

　이에 대해 전진한(투명사회를 위한 정보공개센터 사무국장)은 “진료기록을 기록물관리법 관리대상에 포함해야 한다.”면서 “이를 보관·관리하기 위한 전국적인 통합시스템을 구축하고 관리기관을 둬야 한다.”고 촉구했다. 이어 “이미 생성된 종이차트는 전산화작업을 하도록 국가가 예산을 배정해야 한다.”고 덧붙였다.

보건서는 예산이 없어 사실상 방치수준으로 보관하는 실정이다. 출처: 국민권익위원회

발화점

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국민권익위가 보고서에서 언급한 사례들

▶아산시 신창면에 거주하고 있는 ○○(남38세)는 95년부터 국민연금을 납부하다 지난 3월 만성신부전증 판정을 받고 그해 6월 2급 장애 판정을 받고, 국민연금 측에 장애연금을 신청, 그러나 병원 폐업으로 과거 진료기록을 발급받지 못해 ‘미해당’ 판정을 받아 국민연금공단의 장애연금수급대상자로 지정되지 못함  (‘10. 12. 27 언론보도)

▶초등학교 입학을 앞두고 홍역 2차 예방접종 증명서를 내야 하는데, 다니던 소아과가 폐업함. OO구 보건소에 문의했더니 원장님 휴대폰 번호만 알려줌. 보건소가 관할기관이긴 한데 진료기록이 너무 많아 보건소에서 보관하기 어려워 원장님이 직접 보관한다고 하는데, 원장님이 연락이 안되어 예방접종 확인을 할 수 없음 (‘11. 2. 14 교육포탈)

▶작은 의원을 운영하다가 경영난으로 폐업을 하고 진료기록부를 보건소에 이관할려고 하니 보건소에서는 개인이 직접 보관하라고 함. 진료기록부와 엑스레이 필름이 약 1톤 트럭 한차 이상이라 그 양과 무게가 많음. 다른 지역으로 이동할 때마다 들고 다녀야 해서 보관하기 어려운 실정 (‘11. 3. 국민신문고)

▶초등학교 입학을 앞두고 홍역2차 예방접종 증명서를 내야 하는데, 소아과가 폐업함. OO구 보건소에  문의했더니 원장님 휴대폰 번호만 알려주었는데, 해당 원장이 연락이 안되어 예방접종 확인을 할 수 없었음 (‘11. 9 학부모 의견)

▶경영난으로 병원을 폐업신고하고, 의사는 다른 지역으로 이주하고, 진료기록부는 병원 원무과장이    여기저기 박스채로 보관 중에 있음  (‘11.9. 권익위 실태조사)

▶ 고령으로 병원을 폐업한 ○○씨는 진료기록부를 자택에 보관하고 있다가 사망, 그 아들이 집에 보관하다가 몇 번 이사하는 과정에서 어디로 분실되었는지 파악 곤란 (‘11.9. 권익위 실태조사)

▶ 병원을 경영하던 ○○의사는 유학을 위해 폐업신고를 하고, 본인이 보관중이던 진료기록부를 가까운 친척에게 맡겨 두고 출국 (‘11.9. 권익위 실태조사)

▶ 교통사고 환자들의 의료기록 등 특정인의 진료기록부를 의료인 등이 임의로 제외하고, 나머지만 보건소에 신고할 경우, 사라진 진료기록부가 있는지 없는지 확인할 방법이 없음 (‘11.9 권익위 실태조사)

▶경영난으로 폐업하는 병원은 진료기록부를 목록별로 정리하지 않고, 순서에 상관없이 마구잡이로  종이박스에 넣어 보건소로 이관하기 때문에 진료기록부를 정리하거나 특정 진료기록부 찾기도 곤란 (‘11.9 권익위 실태조사)

▶○○보건소는 의료기관 개설자가 자택 등에 보관하는 경우, 보관책임자의 연락처를 민원인에게 알려줄 수 있다는 동의서를 받아두고 민원인이 직접 연락하도록 하기 때문에 실제로 진료기록부를 발급 받았는지 아닌지 확인되지 않음 (‘11.9. 권익위 실태조사)

▶아산시 신창면에 거주하고 있는 ○○(남38세)는 95년부터 국민연금을 납부하다 지난 3월 만성신부전증 판정을 받고 그해 6월 2급 장애 판정을 받고, 국민연금 측에 장애연금을 신청, 그러나 병원 폐업으로 과거 진료기록을 발급받지 못해 ‘미해당’ 판정을 받아 국민연금공단의 장애연금수급대상자로 지정되지 못하는 사례 발생 (‘10.12.27 언론보도)

▶ 보험회사 제출을 위해 2002년도 진료기록부가 필요해 다니던 병원에 찾아 갔으나 진료기록 보존기간이 지나서 폐기했다는 이야기를 들었음. 진료기록부는 보존기간이 10년으로 알고 있었는데, 10년이 경과되지 않은 자료를 의사가 임의로 폐기하여 재발급 불가 (‘11. 2 국민신문고)

▶○○보건소는 폐업·휴업 신고하는 의료기관의 진료기록부는 폐업신고일로부터 10년 동안 보관하고 있음. 10년 이상 내원하지 않는 환자의 진료기록부를 그대로 보관해 두는 경우도 있어 장소 부족. 그러나 환자 개개인의 진료기록부를 확인하여 이미 보존기간이 지난 기록물을 별도로 없애기 힘들기 때문에 보존기간이 경과된 진료기록부도 많을 것으로 추정 (‘11. 9 권익위 실태조사)

▶ 보건소에 진료기록부 보관계획서를 제출하고 허가를 받은 개인이 자택 등에 어떻게 보관하고  있는지 실사 절차가 없고, 보존기간 경과로 파기할 때 어떻게 진행되고 있는지 알 수 없음.  개인이 10년 동안 보관하고 있던 상자들을 어떻게 처리하는지 현황 파악 곤란. 상자 그대로 유기할 경우 문제가 있어 보이기는 하나 현실적으로 인력이 부족하기 때문에 관리 불가능 

   (‘11. 9, 권익위 실태조사)

▶  ○○ 보건소는 병원 관리자가 잠적해 버린 병원의 1톤 트럭 3-4대 분량의 진료기록부를   옮기는데, 차량 및 인력 충원을 위해 어려움을 겪었으며, 이관과정에서 일부 소실된 진료기록부가   있는 등 현실적으로 보건소에서 모든 기록물을 보관하기가 곤란 (‘11.9, 권익위 실태조사)

▶○○시 보건소는 경영악화로 중대형병원이 부도처리되어 의료기관 관계자와의 연락두절로  진료기록부 사본 발급요청 민원에 대한 업무처리가 어려운 실정. 건물전체가 차압당하여 병원 접근조차 할 수 없고 전기 등 모든 시설이 끊긴 상황에서 환자진료기록부(전자차트)의 데이터베이스 프로그램 다운로드하고 자료를 백업받는데 고충 (‘11.9, 권익위 실태조사)